1. gr. Heiti og heimili

Félagið er almennt félag. Nafn þess er Festa – miðstöð um sjálfbærni. Heimili félagsins og varnarþing er í Reykjavík. 

2. gr. Tilgangur

 Við sköpum aðildarfélögum fjölbreyttan samvinnuvettvang til að mæta kröfum og grípa tækifæri í sjálfbærnimálum. 

Fé­lag­ið er ekki rek­ið í hagn­að­ar­skyni og rekstr­araf­gangi af starf­sem­inni skal var­ið í sam­ræmi við til­gang fé­lags­ins. Félaginu er þó heimilt að byggja upp varasjóð í samræmi við ákvörðun stjórnar. 

3. gr. Starfsemi

Félagið vinnur að til­gangi sín­um með fjöl­breyttri starf­semi, svo sem upplýsingagjöf á vefsíðu félagsins, ráðstefnu- og fundarhaldi, virkum samskiptum við aðildarfélög og þátttöku í opinberri umræðu, til að efla sam­skipti, sam­starf og fræðslu um sjálfbærni og sam­fé­lags­ábyrgð. 

4. gr. Félagsaðild

Til að gerast félagi í Festu skulu aðilar sækja sérstaklega um það með útfyllingu eyðublaðs á heimasíðu Festu. Aðilar geta verið hvers konar skipulagsheildir, félög eða stofnanir. Í umsókn skal meðal annars koma fram yfirlýsing umsækjanda um að hann undirgangist það að haga starfsemi sinni í samræmi við gildi félagsins, siðareglur og tilgang. Umsækjandi skal um leið tilkynna einn tengilið sem fer með atkvæði félagsins á aðalfundi. Að fenginni umsókn tekur stjórn félagsins afstöðu til umsóknarinnar og hún telst samþykkt ef meirihluti stjórnar samþykkir viðkomandi en er ella hafnað. 

5. gr. Úrsögn eða brottvikning

Félaga er heimilt að segja sig úr félaginu frá næstu áramótum að telja og skal þá skrifleg úrsögn hafa borist skrifstofu félagsins í síðasta lagi 30. nóvember. Stjórn Festu getur sagt aðildarfélagi upp félagsaðild ef það verður uppvíst að brotum á siðareglum félagsins eða greiðir ekki félagsgjald samkvæmt greiðsluskilmálum félagsins. Til þess þarf samþykki meirihluta stjórnar. Uppsögn á aðild af hálfu stjórnar tekur gildi samdægurs. 

6. gr. Félagsgjald

Stjórn ákvarðar félagsgjald á stjórnarfundi og skal kynna breytingar á aðalfundi. Breytingar á félagsgjaldi þurfa samþykki meirihluta stjórnarmanna. Gjaldskrá skal vera aðgengileg á vef félagsins. 

Aðildarfélag skuld­bindur sig til að greiða fé­lags­gjald eins og það er ákvarð­að af stjórn fé­lags­ins hverju sinni. Aðildarfélag öðl­ast full rétt­indi þeg­ar fé­lags­gjald hef­ur ver­ið greitt. Fé­lags­gjald er inn­heimt ár­lega. Ef fé­lags­gjald er ekki greitt á eindaga er heim­ilt að reikna drátt­ar­vexti frá gjald­daga. Fram­kvæmda­stjóri hef­ur í sér­stök­um til­fell­um heim­ild til að semja við ný aðildarfélög um fé­lags­gjald í tak­mark­að­an tíma sem og tímabundinn afslátt til handa einstaka aðildarfélögum ef sérstakar aðstæður mæla með. 

7. gr. Aðalfundur, atkvæði og aukafundir

Að­al­fund­ur fer með æðsta vald og ákvörð­unarrétt í mál­efn­um fé­lags­ins. Aðal­fund­ur fé­lags­ins skal hald­inn fyrir lok maí ár hvert. Til að­al­fund­ar­ins skal boða minnst fjórum vikum fyrir aðalfund og viku fyrir aukafund, nema stjórnarkjör sé á dagskrá aukafundar þá skal boða til slíks fundar með sama fyrirvara og aðalfund. Fundarboð skal birt á vef­síðu félags­ins og sent í tölvu­pósti á skráða tengi­liði aðildarfé­laga. Stjórn annast boðun til aðalfundar. Að­al­fund­ur er lög­leg­ur sé rétt til hans boðað.  

Á aðalfundi félagsins skulu eftirfarandi mál tekin til afgreiðslu: 

• Kosning fundarstjóra og fundarritara
• Skýrsla stjórnar 
• Ársreikningur  
• Lagabreytingar  
• Kosning stjórnar og formanns 
• Kjör endurskoðanda 
• Ákvörðun félagsgjalds 
• Önnur mál 

Rétt til að sækja aðalfund eiga tengiliðir aðildarfélaga sem eru skuldlaus tveimur vikum fyrir fundinn. Skráður tengiliður hvers aðildarfélags fer með atkvæðisrétt fyrir hönd viðkomandi félags. Aðildarfélagi er heimilt að veita öðrum fulltrúa umboð til að sækja aðalfund og fara með atkvæðisrétt sinn gegn skriflegu, dagsettu umboði. Atkvæðavægi mættra félagsmanna ræður úrslitum mála.  

Aðildarfélög geta kosið jafn marga fulltrúa og fjöldi þeirra stjórnarsæta sem í boði eru. Aðildarfélög hafa mismunandi atkvæðamagn og skiptist það sem hér segir: 

• Félög með yfir 1000 starfsmenn: 7 atkvæði 
• Félög með 500 – 999 starfsmenn: 6 atkvæði 
• Félög með 200 – 499 starfsmenn: 5 atkvæði 
• Félög með 50 - 199 starfsmenn: 4 atkvæði
• Félög með 16 - 49 starfsmenn og menntastofnanir: 3 atkvæði 
• Félög með 2 -15 starfsmenn: 2 atkvæði
• Félög með einn starfsmann, einstaklingar og félagasamtök: 1 atkvæði 

Ef aðildarfélag er móðurfélag samstæðu skal skrá öll dótturfélög samstæðunnar sem aðila að Festu, nema um annað sé samið. Aðildargjald samstæðunnar skal miðast við heildarstarfsmannafjölda hennar og innheimtast hjá móðurfélagi. Atkvæðavægi samstæðunnar ákvarðast af heildarstarfsmannafjölda hennar og fer skráður tengiliður móðurfélags með kosningarétt fyrir hönd samstæðunnar. 

Aukafund skal halda þegar stjórn félagsins telur þess þörf. Einnig skal boða til aukafundar ef 1/3 hluti félaga óska þess skriflega og greina fundarefni. Um aukafundi gilda sömu viðmið og um aðalfund, nema annað sé tekið fram í samþykktum þessum.  

Stjórn getur ákveðið að félagsmenn geti tekið þátt í aðalfundum og aukafundum rafrænt. Stjórn getur ákveðið að aðalfundur og aukafundur fari að hluta til eða að öllu leyti fram rafrænt. Ef boðið er upp á rafræna þátttöku á aðalfundi eða aukafundi skal það koma fram í fundarboði. Einnig skal veita upplýsingar um það á vef félagsins hvernig rafræn þátttaka fer fram. 

8. gr. Kjörgengi og kosning stjórnarmanna

Aðalfundur kýs stjórn félagsins. Aukafundur getur einnig kosið stjórnarmenn/-mann, hafi stjórnarmaður/-menn fallið frá, verið vikið úr stjórn eða hafi sagt af sér störfum. Ef starfi stjórnarmanns lýkur áður en kjörtímabili er lokið eða hann uppfyllir ekki lengur skilyrði þess að geta verið í stjórn er unnt að fresta kjöri nýs stjórnarmanns til næsta aðalfundar þar sem stjórnarkjör skal fara fram, svo fremi sem stjórn sé ákvörðunarbær með þeim stjórnarmönnum sem eftir eru. Stjórn er falið að meta hvort ástæða sé til að boða til aukafundar og kjósa nýjan aðila í stjórn út frá fjölda stjórnarmanna sem eftir sitja og hversu langt er í næsta aðalfund. 

Stjórn félagsins skal skipuð sjö einstaklingum sem fara með málefni félagsins á milli aðalfunda. Sex þeirra eru meðstjórnendur og einn formaður. Formaður skal kosinn sérstaklega og til tveggja ára í senn. Kosning formanns skal fara fram á undan kosningu meðstjórnenda og taka þá þegar gildi. Meðstjórnendur eru kosnir á aðalfundi. Kjörtímabil meðstjórnenda er tvö ár.  Kosið skal um þrjá meðstjórnendur á hverjum aðalfundi í stað þeirra þriggja sem setið hafa í tvö ár. Hafi aðili sagt sig úr stjórn á kjörtímabilinu, skal kjósa um þann fjölda sem þörf er á svo stjórn félagsins skipi sjö einstaklingum.  

Hætti stjórnarmaður störfum áður en kjörtímabili hans lýkur, skal sá sem kjörinn er í hans stað taka sæti í stjórn til loka þess kjörtímabils sem hinn fráfarandi stjórnarmaður var upphaflega kjörinn til. 

Við kosningu stjórnar skal gætt að kynjahlutföllum þannig að hlutfall hvors kyns í stjórn sé ekki lægra en 40%. Við kosningu skal líta til kynjasamsetningar þeirra stjórnarmanna sem áfram sitja í stjórn, þ.m.t. kyn stjórnarformanns.  

Við talningu atkvæða skulu frambjóðendur raðast eftir atkvæðamagni. Við skipan stjórnar skal þó ávallt tryggt að hlutfall hvors kyns í stjórn sé ekki lægra en 40%, að teknu tilliti til þeirra stjórnarmanna sem áfram sitja, þar á meðal formanns. 

Náist þetta hlutfall ekki samkvæmt atkvæðaröð, skal víkja frá henni með því að taka inn frambjóðendur af því kyni sem er undir hlutfallinu í stað þeirra frambjóðenda af hinu kyninu sem lægst standa í atkvæðamagni, þar til skilyrðið er uppfyllt. 

Reynist ekki unnt að uppfylla ákvæði um kynjahlutföll vegna skorts á framboðum af öðru kyni, skal það bókað í fundargerð og kosning telst þá gild þrátt fyrir slíka annmarka. Formaður og stjórn skulu kosin í skriflegri atkvæðagreiðslu.  

Samstarfsaðili sem veitir starfsfólki Festu vinnuaðstöðu er heimilt að tilnefna aðila í stjórn félagsins sem telst þá áttundi stjórnarmaðurinn. Ekki skal litið til framangreinds kynjahlutfalls í stjórn hvað þann aðila varðar.  

Það er skilyrði fyrir kjörgengi að frambjóðandi sé starfsmaður eða stjórnarmaður hjá aðildarfélagi og að aðildarfélagið sé skuldlaust við félagið 2 vikum fyrir aðalfund eða með einstaklingsaðild að félaginu og viðkomandi einstaklingur sé skuldlaus við félagið 2 vikum fyrir aðalfund. Ósk­að skal eft­ir fram­boð­um í fund­ar­boði að­al­fund­ar og lýk­ur fram­boðs­fresti tveimur vikum fyr­ir aðalfund. 

Stjórn skal a.m.k. fjórum vikum fyrir aðalfund, eða eftir atvikum fyrir aukafund ef stjórnarkjör er þar á dagskrá, tilnefna tveggja manna tilnefningarnefnd sem hefur það hlutverk að undirbúa og hafa yfirumsjón með stjórnarkjöri. Tilkynnt skal um þá aðila sem sitja í tilnefningarnefnd hverju sinni á vefsíðu félagsins.  

Markmið með skipun tilnefningarnefndar er að koma á gagnsæju og skýru fyrirkomulagi tilnefninga stjórnarmanna auk þess að tryggja að stjórn hafi að búa yfir breidd í hæfni, reynslu og þekkingu. Hafi einstaklingur tekið sæti í tilnefningarnefnd hefur hann ekki kjörgengi til embætta sem kosið er um á aðalfundi.  

Hlutverk nefndarinnar felst m.a. í eftirfarandi:

• Að óska eftir tillögum um formann og stjórnarmenn eftir því sem við á.  
• Taka á móti framboðum og tillögum. 
• Meta kjörgengi, hæfni, reynslu, þekkingu og tryggja bestu mögulegu samsetningu stjórnar. 
• Að gæta að jafnræðis milli félagsmanna um setu í stjórn. 
• Að gæta þess að hlutfall hvors kyns sé ekki lægra en 40%. 
• Að gæta þess að endurnýjun stjórnarmanna eigi sér stað skv. samþykktum þessum. 
• Gera  tillögu að kosningu stjórnarmanna byggðri á ofangreindum atriðum. 
• Nefndin skal starfa með sama hætti komi til stjórnarkjörs á aukafundi. 

Tillögur tilnefningarefndar skulu tilkynntar félagsmönnum a.m.k. viku fyrir aðalfund.  

9. gr. Stjórnarstarf

Formaður er kosinn sérstaklega á aðalfundi en stjórn velur sér varaformann á fyrsta stjórnarfundi að loknum aðalfundi. 

Stjórnin mótar stefnu félagsins í samræmi við tilgang þess og skal sjá til þess að skipulag og starfsemi þess sé jafnan í lögmætu og góðu horfi. Undirskrift meirihluta stjórnar skuldbindur félagið. Stjórn skal ráða félaginu framkvæmdastjóra sem skal framfylgja stefnu félagsins og reglum um skipulag. 

Stjórnarfundir skulu haldnir a.m.k. ársfjórðungslega. Formaður stjórnar boðar til stjórnarfunda. Hver stjórnarmaður getur krafist stjórnarfundar. Stjórnarfundir eru lögmætir ef að minnsta kosti fjórir stjórnarmenn sækja fund. Mikilvægar ákvarðanir má þó ekki taka án þess að þær hafi verið kynntar öllum stjórnarmönnum. Falli atkvæði stjórnarmanna jöfn á stjórnarfundi ræður atkvæði formanns úrslitum. Halda skal fundargerðir um stjórnarfundi. 

10. gr. Aðrar stjórnareiningar

Framkvæmdastjóri félagsins annast daglegan rekstur félagsins samkvæmt starfslýsingu sem er yfirfarin að jafnaði árlega og samþykkt af stjórn félagsins. Hann skal ráðinn í opnu og faglegu ráðningarferli samkvæmt hæfniskröfum sem stjórn ákveður hverju sinni. Sitjandi stjórnarmaður getur ekki gegnt starfi framkvæmdastjóra. Framkvæmdastjóra ber að veita stjórnarmönnum og endurskoðendum allar upplýsingar um rekstur félagsins sem þeir óska. 

Stjórn félagsins er heimilt að skipa faghópa varðandi einstaka þætti sem tengjast starfsemi félagsins. 

11. gr. Endurskoðendur

Stjórn félagsins skal velja endurskoðanda til að endurskoða reikninga félagsins fyrir hvert starfsár. Endurskoðanda má ekki kjósa úr hópi stjórnarmanna félagsins. 

12. gr. Reikningsárið

Reikningsár félagsins er almanaksárið. 

13. gr. Breyting samþykkta og slit félagsins

Breyt­ing­ar á sam­þykkt­um fé­lags­ins skulu gerð­ar á að­al­fundi fé­lags­ins. Til­lög­ur um þær skulu ber­ast for­manni og fram­kvæmda­stjóra fé­lags­ins eigi síð­ar en tveimur vik­um fyr­ir að­al­fund fé­lags­ins og þeir sjá um að áfram­senda þær í kjöl­far­ið á fé­laga, eigi síð­ar en vik­u fyr­ir að­al­fund. Að lág­marki 2/3 sam­an­lagðra at­kvæða á lög­mæt­um að­al­fundi þarf til að sam­þykkja breyt­ing­ar á sam­þykkt­um. Ákvörðun um slit félagsins skal tekin á aðalfundi félagsins og um hana gilda sömu reglur og um breytingar á samþykktum félagsins. Við slit félagsins skal eignum þess ráðstafað í þágu þess tilgangs sem fram kemur í 2. gr. 

Að öðru leyti skal litið til laga nr. 2/1995 um hlutafélög til túlkunar og fyllingar samþykktum þessum.  

Siðareglum Festu – miðstöðvar um sjálfbærni er ætlað að varðveita orðspor, fagmennsku og trúverðugleika miðstöðvarinnar. Stjórn, starfsmenn og félagar í Festu skulu vinna í samræmi við þær. Aðilar leggja sig fram um að miðla og efla þekkingu og stuðla að málefnalegri, faglegri og gagnrýnni umræðu á sviði samfélagsábyrgðar.

Starfsemi Festu

• Stjórnarmenn og starfsmenn Festu sem taka þátt í opinberri umræðu eru faglegir og meðvitaðir um ábyrgð sína.
• Stjórn og starfsfólki viðhefur opna og upplýsta umræðu við ákvörðunartöku.
• Stjórn og starfsfólk gerir ekkert í störfum sínum sem skaðar orðstír Festu.
• Stjórn og starfsfólk vinnur saman af heilindum og forðast að láta persónulega hagsmuni hafa áhrif á samvinnu.
• Stjórn og starfsfólk gætir þess að láta ekki pólitískar eða trúarlegar skoðanir hafa áhrif á fagleg störf sín fyrir Festu.
• Gæta skal þess að fara vel með fjármuni og önnur verðmæti sem stjórn og starfsmönnum er trúað fyrir eða þeir hafa til umráða.
• Stjórn og starfsfólk kemur fram af virðingu og kurteisi óháð trú, kyni stjórnamálskoðunum eða annarri mögulegri aðgreiningu og beitir ekki aðra einelti, áreitni eða ofbeldi af neinu tagi.
• Stjórn og starfsfólk gætir þagmælsku um atriði sem þau fá vitneskju um í starfi og leynt skulu fara. Þagmælska skal virt eftir að viðkomandi lætur af störfum fyrir félagið.

Félagar í Festu – skipulagsheildir

• Félagar í Festu leitast við að stunda ábyrga starfsemi og gefa rétta mynd af samfélagsábyrgð sinni.
• Félagar koma ætíð fram af fagmennsku og láta ekki sérhagsmuni hafa áhrif á starfssemi Festu.
• Félagar hagnýta sér ekki upplýsingar hver um annan, á óeðlilegan máta og fjalla um mál hvers annars í trúnaði og af nærgætni og heiðarleika.
• Félagar sýna öðrum traust í þekkingarmiðlun á vegum Festu, svo sem fundum eða lokuðum spjallsvæðum.
• Félagar, t.d ráðgjafar og ráðgjafafyrirtæki, skulu ekki nýta viðburði Festu, svo sem fundi og lokuð spjallsvæði, í þeim tilgangi að skapa sér viðskipti við félagsmenn, nema það sé yfirlýstur tilgangur viðburðarins.

Siðareglurnar eru ekki tæmandi lýsing á góðum starfsháttum, heldur ber hver og einn ábyrgð á því að starfa í anda gilda Festu. Allir félagar bera ábyrgð á því að siðareglunum sé fylgt.

Stjórn Festu tilnefnir eftir þörfum þriggja manna siðanefnd sem úrskurðar um brot. Ábendingar um brot skulu berast stjórn. Brot á siðareglunum geta varðað áminningu en einnig missi félagsaðildar ef um alvarleg eða ítrekuð brot er að ræða.

Siðareglurnar endurskoðist eftir þörfum til samþykktar á aðalfundi félagsins.

Siðareglur þessar voru samþykktar á aðalfundi Festu þann 23. apríl 2013.

Síðustu tveim áhersluatriðum í kaflanum um „Starfsemi Festu“ var bætt inn á aðalfundi 25. apríl 2018. Lítilsháttar orðalagsbreytingar gerðar og samþykktar á auka aðalfundi Festu 19. september 2019.

Festa leggur áherslu á að virða ætíð persónuvernd allra sem Festa á í samskiptum við og fara að lögum um persónuvernd (persónuverndarreglugerð ESB 679/2016) í öllum samskiptum sínum.

Vinnsla persónuupplýsinga hjá Festu

Festa hyggst framfylgja stefnu sinni um persónuvernd með eftirfarandi hætti.

Festa notar persónuupplýsingar í því skyni að geta veitt þjónustu og átt samskipti við aðila um starfsemi Festu. Festa heldur vinnsluskrá um vinnslu persónuupplýsinga. Persónuupplýsingar eru notaðar með eftirfarandi hætti hjá Festu:

Skráning aðildarfélaga í Festu

Starfsfólk fyrirtækja, stofnanna, sveitafélaga eða einstaklingar geta sótt um aðild að Festu í gegnum skráningarform sem aðgengilegt er á forsíðunni á vef Festu. Þar er óskað eftir nafni fyrirtækis, kennitölu, heimilisfangi, veffangi og stærð. Þessum upplýsingum er safnað til að geta haldið utan um félagaskrá, sent reikninga fyrir árgjaldi og annarri þjónustu sem aðildarfélagi kaupir af Festu. Einnig ef óskað eftir nafni tengiliðs, netfangi og símanúmeri viðkomandi. Það er gert til að geta sent upplýsingar um starfsemina og átt samskipti um starfsemi Festu.

Skráning á póstlista Festu

Hver sem er getur skráð sig á póstlista festu til að fá sent rafrænt fréttabréf og markpóst með upplýsingum um starfsemi Festu.

Skráning á fundi og viðburði á vegum Festu

Skráning á viðburði á vegum Festu felur í sér að viðkomandi gefur upp nafn þátttakanda, netfang, nafn vinnuveitanda, starfsheiti og kennitala greiðanda ef aðgangseyrir er á viðburðinn.

Umfjöllun um fyrirtæki og einstaklingar

Festa flytur fréttir og miðlar upplýsingum um aðferðir og aðgerðir fyrirtækja um efni tengt samfélagsábyrgð. Óskað er samþykkis viðkomandi áður en upplýsingar eru birtar ef fjallað er á sértækan hátt um einstaklinga eða fyrirtæki ef upplýsingarnar eru ekki þá þegar opinberar. Sem dæmi þá leitar Festa samþykkis áður en frétt er birt af lýsingu starfsmanns af starfsháttum viðkomandi fyrirtækis áður en umfjöllun er birt. Ekki er hins vegar leitað eftir samþykki fyrir umfjöllun um, eða myndbirting af því að viðkomandi hafi mætt á opinn viðburð á vegum Festu.

Festa lætur engar persónuupplýsingar um aðildarfélaga eða aðila sem skrá sig hjá Festu í hendur þriðja aðila. Nöfn aðildarfélaga Festu eru birt á vefsíðu félagsins. Aðilar geta á hverjum tíma óskað eftir að upplýsingumum viðkomandi verði eytt úr skrám Festu.

 Vinnsluaðilar upplýsinga hjá Festu

Festa fer fram á að vinnsluaðilar sem vinna með persónuupplýsingar fyrir hönd Festu fari að lögum um persónuvernd. Festa notar Google upplýsingakerfið fyrir tölvupóst, dagatal og skráningarform fyrir félagatal og viðburði. Fyrir rafrænt fréttabréf og póstlista notar Festa Mailchimp fréttabréfakerfið. Festa notar Facebook, Twitter og Linkedin til að miðla fréttum og auglýsa viðburði. Í einstaka tilfellum notar Festa vafrakökur (e. cookies) til að greina hversu margir lesa efni og/eða skrá sig á viðburði á vegum Festu og til að miðla frekari upplýsingum til viðkomandi.